Reise og utleggsrefusjon

Innledning

NCF bruker Visma Expense for elektronisk registrering av reise- og utgiftsrefusjon. Krav om refusjon legges inn i Expense så snart utlegget eller reisen er gjennomført, og senest 14 dager i etterkant av avsluttet reise. Refusjonskrav som kommer senere, må forvente lengre saksbehandlingstid.

Alle reiser som skal belastes NCF skal forhåndsgodkjennes. Dersom en reise ikke er forhåndsgodkjent så kan kravet bli avslått. Dette er et viktig prinsipp, og det betyr også at en må søke om godkjenning så tidlig som mulig. En god regel er å søke senest 14 dager før reisestart. Du skal levere krav innen 14 dager etter at reise er avsluttet. Dette gjøres først og fremst for å oppnå en ryddig saksbehandling.

Du kan logge på Visma Expense med å klikke her, eller gå til www.connect.visma.com.

Dersom du ikke har bruker i Visma Expense så finner du en kort veiledning nederst på denne siden om hvordan du etablerer en bruker.

Generelt

NCF dekker hele eller deler av en reiseregning avhengig av hvilken type reise som det søkes om. De vanligste reisene er for utøvere ifm stevner, for styret ifm styremøter, dommere og funksjonærer ifm arrangement, og generalsekretær ifm det generelle virke. For alle andre enn styrets president, så er generalsekretæren godkjenner. President er godkjenner for generalsekretær.

For utøverstøtte så dekkes bare deler av reiseregningen, og i prinsippet dekkes kun kostnader til reise og overnatting. Reise skal gjøres med rimeligste tilgjengelige transportmiddel. Regler for støtte til stevner finner du lengre ned i denne veilederen.

Medlemmer av en klubb registrert i Norges Castingforbund kan søke om utøverstøtte. Reisekostnader dekkes iht satser beskrevet i dokumentet for tilskuddsordninger. Dersom du må sikre utfallet av søknaden, må du søke før reisen gjennomføres. Dette gjelder spesielt dersom søknad gjelder behovsprøvd støtte.

For støtte til alle andre reiser så er det et krav om at reisen godkjennes på forhånd. Dette gjelder spesielt lengde på oppdrag (tid) samt bruk av egen bil (kjøregodtgjørelse).

På reiser som hjemler diett, så dekkes dette mot bilag og ikke fast sats. Diett skal gjøres innenfor det som oppfattes som rimelig og fornuftig. Alkohol dekkes ikke.

Tapt arbeidsfortjeneste kan dekkes for personer som representerer NCF og hvor egen  arbeidstid har vært benyttet. Som hovedregel gjelder dette idrettskonferanser. For alle andre enn de som har representasjon som del av styreverv, så skal dette forhåndsgodkjennes.

Litt om vedlegg og bilag

Alle krav skal dokumenteres med bilag. Dersom kvittering mangler så vil krav som regel bli avvist. Unntak er reiser foretatt med lokal buss eller lokalt tog. Et godkjent bilag er kvittering fra utsteder.

Med appen Visma Employee kan man ta bilder av utlegg og kvitteringer, eksempelvis parkering, taxi osv. Disse kan så legges som vedlegg til reiseregningen. Alternativt kan man laste opp bilder/filer fra egen PC og koble til reiseregningen.

 

Prosjekt- og avdelingsnummer

Før du begynner en reise så skal du vite hvilket prosjekt og avdeling reiseregningen skal føres på. Dette er i utgangspunktet en regnskapsteknisk sak, og forbundskontoret kan gi svar.

Her er de mest brukte prosjektnummer:

  • 20013: reise/refusjon 5#Cup-deltakelse
  • 20014: reise/refusjon Norges-cupen i fluekasting
  • 20012: reise/refusjon NM i fluekasting
  • 20021: reise/refusjon NM i casting
  • 20031: reise/refusjon NM i spey bruk prosjekt 20031
  • 40031: styremedlem og deltakelse på styremøte

På avdeling skal utøvere som søker reisestøtte bruke avdeling 20, Stevner og mesterskap. Gjelder reisen klubbutvikling så brukes avdeling 30. Dersom du er styremedlem i NCF, og eksempelvis skal ha refusjon for noe knyttet til styrearbeid, så skal du bruke avdeling 40, Administrasjon og organisasjon.

Du velger så reiseregning, kjørebok eller utleggsrefusjon ved å trykke på de respektive knapper.

Når du har fyllt inn postene du gjør krav på må du enten lagre regningen til senere eller sende denne til godkjenning.

Dersom du har spørsmål om utfylling så kontakt generalsekretær på telefon eller mail.

Spesielt om støtte til utøvere

Dersom kravet ditt gjelder utøverstøtte så får du refundert en prosentvis, alternativ en maksimal sats (se veilederen om tilskuddsordninger). Det er egne satser og regler for hhv reise og overnatting.

Legg inn kravet med vedlegg som vanlig. Visma vil normalt fylle inn samme sum som står på vedlegget. Du må nå regne ut 75% av denne summen og endre beløpet manuelt. Dersom dette beløpet overstiger maksimalbeløpet, så skriver du inn maksimalbeløpet i reiseregningen. Under formål skriver du «reisestøtte».

Bruker du egen bil så skal du velge posten “Reisestøtte km 500 eller 750”. Du skal med andre ord ikke føre kjørebok. Fyll inn kjøpsdato, velg rett utgiftstype og antallet 1. Under formål skriver du “reisestøtte”.

Hvordan bli bruker av Visma Expense

Dersom du ikke har brukernavn og passord, må du kontakte generalsekretær via e-post (gs@castingforbundet.no) og oppgi følgende opplysninger:

  • For- og etternavn
  • Adresse
  • Postnummer og poststed
  • Fødselsnummer
  • Bankkontonummer
  • E-post adresse

Bruk dette kontaktskjemaet til utfylling

Innen to virkedager vil man få en e-post fra Visma Employee for å aktivere bruker og ta systemet i bruk.

Når du har fått tilsendt mail fra Visma med tittelen «Velkommen til visma.net» så skal du aktivere bruker og passord iht instruksjonene. Ditt brukernavn blir din mail-adresse.

Hvis du ikke mottar den genererte mailen som gir deg beskjed om å generere passord (som ofte havner i spam- filteret) kan du gå rett inn på vista.net. Skriv inn mailadressen din og klikke på glemt ditt passord?

Sånn ser det ut når du kommer inn, og du er klar for å begynne å registrere:

Klikk på Opprett ny og du vil få opp følgende bilde. Lag et beskrivende navn på refusjonen, bestem deg så for hvilket prosjekt og avdeling kravet ditt passer til.

For utøvere er det som regel krav mot prosjekt 20013 -20027 (stevner) og avdeling 20 (stevner og mesterskap). For styremedlemmer er det ofte prosjekt 40033 (styremøter) og avdeling 40 (administrasjon og organisasjon).

Dersom du har andre refusjoner og er usikker på prosjekt- og avdelingsnummer, så ta kontakt med generalsekretær.