Norges Castingforbund reise- og utleggsrefusjon

NCF har gått over til å bruke elektronisk registrering av reise- og utgiftsrefusjon. Vi benytter Visma Expense for alle refusjoner. Alle krav om utleggsgodtgjørelse i Norges Castingforbund skal derfor legges inn i Expence innen 14 dager etter endt oppdrag.

Visma Expense er et online verktøy som nå skal benyttes til alle utbetalinger fra NCF. Alle som skal ha utbetalt noe fra NCF må selv registrere seg for å få tildelt brukernavn osv. Alle data som skrives inn benyttes for å registrere inn i lønnssystemet til NCF. Data blir deretter slettet.

Hvordan bli expense-bruker?

Alle som gjør oppdrag for NCF, og som skal ha refundert utgifter må sende en e-post til gs@castingforbundet.no med følgende personopplysninger:

  • For og etternavn
  • Adresse
  • Postnummer og poststed
  • Fødselsnummer
  • Bankkontonummer
  • E-post adresse

Bruk dette kontaktskjemaet til utfylling

Innen 2 virkedager vil man få en aktiverings e-post fra Visma Expence for å ta systemet i bruk.

Hvordan bruke expense?

Du skal ha fått tilsendt en mail med tittelen «Velkommen til visma.net» klikk på knappen for å aktivere brukeren, da får du en ny mail hvor du får beskjed om å lage et passord. Ditt brukernavn blir din mail-adresse.

Hvis du ikke mottar den genererte mailen (som ofte havner i spam) kan du gå rett inn på vista.net. Skriv inn mailadressen din og klikke på glemt ditt passord.

Sånn ser det ut når du kommer inn, og du er klar for å begynne å registrere:

Last ned appen «Visma Attach» til mobilen din, denne bruker du til å ta bilder av utlegg du skal ha refundert, f.eks Parkering. Taxi osv. Disse navngir du og henter opp i den aktuelle reiseregningen. Alternativt kan du laste opp bilder/filer som pdf. fra egen PC og koble til reiseregningen, lim gjerne alle kvitteringer på ett ark å ta bildet av det.

Før du begynner MÅ du vite hvilken Avdeling og Prosjekt reiseregningen skal føres på, dette kan du få ved å henvende deg til forbundskontoret (gs@castingforbundet.no /telefon: 91388617).

Det er relativt enkelt, vi tar her de mest brukte avdelinger og prosjektnummer: På avdeling skal dere som er utøvere, og har deltatt på stevner skal bruke Avdeling 20 Stevner og mesterskap (skriv «20» i feltet for Avdeling). Dersom du er styremedlem i NCF, og eksempelvis skal ha refusjon for noe knyttet styrearbeidet skal bruke Avdeling 40 Administrasjon og organisasjon (skriv «40» i feltet for Avdeling).

Dere vil alltid kunne finne avdeling og prosjektnummeret dere leter etter ved å bruke rullegardinen på feltene.

Når det gjelder prosjektnummer under avdeling 20 Stevner og mesterskap har denne strukturen:

  • Prosjektnummer 20010-20017 er for fluekasting-aktiviteter (overhode øvelser)
  • Prosjektnummer 20020-20028 er for casting-aktiviteter
  • Prosjektnummer 20030-20035 er for spey-aktiviter

Har du eksempelvis deltatt på følgende arrangement skal du bruke følgende prosjektnummer: 

  • Gjelder reisen/refusjonen 5#Cup-deltakelse bruk prosjekt 20013
  • Gjelder reisen/refusjonen Norges-cupen i fluekasting bruk prosjekt 20014
  • Gjelder reisen/refusjonen NM i fluekasting bruk prosjekt 20012
  • Gjelder reisen/refusjonen NM i casting bruk prosjekt 20021
  • Gjelder reisen/refusjonen NM i spey bruk prosjekt 20031
  • Gjelder reisen styremedlem og deltakelse på styremøte bruk prosjekt 40031 

Dere vil se alle prosjektnummer i rullegardinen i prosjektfeltet.

Dere skriver ingenting i de øvrige felt.

Du fører så reiseregning, i kjørebok eller utleggsrefusjon ved å trykke på de respektive knapper.

Under Reise kan du også føre kjørebok og utlegg. Men hvis du bare har kjørebok er det enklest å bare bruke den, tilsvarende har du bare utlegg trykker du på knappen Utlegg. Du kan gå imellom faner og når som helst redigere og endre som du vil så lenge du husker på å trykke lagre.

NCF har nå en ny reisestøtteordning – se reisestøtteordningen for deltakelse på nasjonale og internasjonale stevner ved å skrolle litt ned på siden, her – med denne ordningen er det satt en makssum for de støtteberettigede reiser. Dersom man overgår denne makssummen må man overstyre summen du ønsker refundert. Dette gjelder både når du kjører privatbil eller kollektivt. Skal du ha dekket 50% av ditt hotellopphold, må du selv skrive inn den summen du skal ha tilbakebetalt.

Regningen ligger i expense helt til du sender den til Godkjenning.

Når reise-/utgiftsrefusjon er sendt inn, vil Marius på forbundskontoret godkjenne søknaden.

Dersom du lurer på hvordan du gjør dette, så ikke nøl med å ringe Marius på telefon: 91388617.